Teknisen tiedon uusi digiaikakausi

Ammattilaisilla tulee vastaan tilanteita, joissa he eivät löydä vastausta ongelmaansa. Manuaaleja, asennus- ja kokoonpano-ohjeita, huolto-ohjeita ja muuta teknistä informaatiota on kyllä käytettävissä, mutta niistä ei ole sellaista apua, kuin niistä voisi ja tulisi olla.

Kone- ja laitevalmistajat käyttävät tuotteitaan koskevan teknisen informaation tuottamiseen paljon rahaa. Mikä on tuon investoinnin arvo, jos sisältö ei ole käytettävissä, silloin kun sitä tarvitaan, tai jos se ei tarjoa kunnollisia vastauksia riittävän nopeasti? Valmistavalla teollisuudella ei ole varaa vältettävissä oleviin tuottavuusongelmiin.

Yritysten on myös varmistettava tuotteidensa turvallisuus, missä manuaaleilla on tärkeä rooli. Sisällön on oltava kaikkien mahdollisten käyttäjien käytettävissä, ja heidän on pystyttävä ymmärtämään ohjeet kielestä ja osaamistasosta riippumatta. Kunnossapidossa tapahtunut virhe voi johtaa vakaviin seuraamuksiin, kuten henkilö- tai omaisuusvahinkoihin tai ympäristöskandaaliin. Dokumentaation on pystyttävä takamaan myös tuotteen käyttäjän ja kunnossapitäjän turvallisuus.

2020-luvulla meidän on ajateltava uusiksi, miten teknistä informaatiota luodaan, toimitetaan, pidetään yllä ja käytetään. Ratkaisu on digitalisoinnissa. Informaatiota on kyettävä jakamaan käsillä olevan tehtävän ja tarpeen mukaan kaikissa kanavissa välittömästi, käyttäjän sijainnista riippumatta.

Siksi olemme luoneet Etteplan HowTo -kokonaispalvelun, joka nopeuttaa loppukäyttäjien pääsyä oikeaan tietoon, parantaa operoinnin ja kunnossapitotoiminnan tuottavuutta ja mullistaa informaation tuottamisen ja hallinnan.

Jos et näe videota, niin käy hyväksymässä markkinointievästeet täältä

Ei rajoituksia tietoformaatille ja sisältötyypille

Pilvipohjainen alusta nielee dataa käytännössä kaikissa yleisimmissä teknisen informaation tuottamiseen käytetyissä formaateissa. Kaikki verkossa toimivat formaatit toimivat sellaisenaan. Ihannetapauksessa käytetään vain XML-tiedostoja, koska silloin käyttäjäkeskeisten ja kontekstitietoisten manuaalien generointi on helppoa ja nopeaa. Etteplan HowTo ei kuitenkaan ole riippuvainen mistään tietystä formaatista.

Toisinaan tiedostoja on muunnettava ja optimoitava, jotta sisällöstä saadaan mukautuvaa ja se on käytettävissä minkä tahansa puhelimen tai tietokoneen millä tahansa selaimella. Tiettyjen tiedostojen tarkastelu vaatii kuitenkin oman ohjelmansa. Tällaisia ovat esimerkiksi CAD-ohjelmistolla tallennetut tekniset piirustukset, jotka käyttäjät voivat ladata tarvittaessa erikseen.

Moduulien ja metadatan tärkeys

Etteplan HowTo -ratkaisussa kaikki informaatio on jaettu ihanteellisiin moduuleihin ja höystetty metadatalla. Mutta miksi se on tärkeää? Nämä ominaisuudet puuttuvat suurimmasta osasta olemassa olevaa teknistä informaatiota. Ilman modularisointia ja metadataa käyttäjille on mahdotonta tarjota tehtäväkohtaisia vastauksia tarpeen mukaan.

Etteplanilla on runsaasti kokemusta manuaalien ja muun rakenteisen teknisen dokumentaation tuotannosta sekä tarvittavat vankat prosessit. Sisältö jaetaan moduuleihin, pieniin tietokokonaisuuksiin, jotka vastaavat yksittäiseen kysymykseen, joka käyttäjällä voi olla. Kaikki moduulit kerätään ”kirjaksi”, jossa ei kuitenkaan ole ennalta määrättyä lukemisjärjestystä. Modulaarisuuden ansiosta käyttäjät voivat tarkastella manuaalia epälineaarisesti. Samaan tapaan Etteplan HowTo -ratkaisun sisältämän tiedon on koostuttava pienistä moduuleista.

Jokaiseen moduuliin on lisäksi liitetty metadataa, eli tägejä ja avainsanoja, ja moduulit on indeksoitu. Tämä on välttämätöntä hakujen mahdollistamiseksi ja ”tyhmän” informaation muuntamiseksi älykkääksi. Mitä rikkaampaa metadata on, sitä paremmin sisältö pystyy auttamaan käyttäjää aidoissa tilanteissa. Metadatalla pystytään tunnistamaan käyttökonteksti.

Metadata voidaan lisätä suoraan moduulitiedostoihin, tai se voi sijaita erillisessä tietokannassa. Jälkimmäisessä tapauksessa jokaisen tiedoston on sisällettävä linkkejä, jotka mahdollistavat haut tietokannasta. Metadatan käyttö on helpointa XML-tiedostojen kanssa, mutta myös muihin formaatteihin voidaan lisätä älyä. Metadataa ei kannata luoda manuaalisesti, vaan sen generoinnissa voidaan hyödyntää tekoälyä.

Kun sisältö on jäsennelty ja modularisoitu tehokkaasti ja metadataa on lisätty riittävästi, koko prosessi automatisoituu. Jokainen alustaan viety tiedon palanen on käytettävissä eri jakelukanavissa ja sovelluksissa.

APIt, sovellukset ja integroinnit

APIt eli ohjelmointirajapinnat ovat olennainen osa Etteplan HowTo -ratkaisua. APIen avulla HowTo muodostaa sillan erilaisten backend- ja frontend-järjestelmien välille. HowTo-alustaa voi kutsua tietovarastoksi, joka voidaan integroida mihin muuhun järjestelmään tahansa ja jota voidaan käyttää useisiin tarkoituksiin. Periaatteessa jokaisella käyttäjäryhmällä voisi olla oma käyttötarkoituksensa mukaan räätälöity sovellus.

Vakioiduilla API-liittymillä alusta voidaan integroida lukuisiin ulkoisiin datan lähteisiin ja sovelluksiin, kuten kunnossapidon tietojärjestelmiin (CMMS), tikettijärjestelmiin, toiminnanohjausjärjestelmiin (ERP), tuotetiedon hallintajärjestelmiin (PDM), SCADA-ratkaisuihin, tuotannonhallinta- ja tuotannonohjausjärjestelmiin (MMS ja MES) sekä tietomallinnusjärjestelmiin (BIM).

Frontend-puolella Etteplan HowTo -alustaa voidaan yksinkertaisimmin hyödyntää sisällössä ja verkkosovelluksissa, jotka näyttävät ja toimivat kuten verkkosivut. Jos tämä ei riitä, API-liittymää käyttämällä voidaan luoda sovellus käytännössä mihin käyttötapaukseen tahansa.

Monikanavainen jakelu ja upotettu sisältö

Etteplan HowTo -alustalla teknistä tietoa voidaan jakaa useilla eri kanavilla. Käyttäjät voivat tarkastella selainpohjaista HowTo-sisältöä millä tahansa tietokoneella, puhelimella tai tabletilla, ja tietoa voidaan striimata VR- tai AR-laseille suunniteltuihin sovelluksiin.

On-demand-manuaalin upottaminen suoraan laitteen tai koneen käyttöliittymään on myös kiehtova mahdollisuus.

Otetaan esimerkiksi tehtaan koneenkäyttäjät. He voisivat saada hälytykset ja ilmoitukset välittömästi ongelmatilanteessa, mutta lisäksi he saisivat saman tien ohjeet ongelman ratkaisemiseksi. Tietyissä tapauksissa tämä voi edellyttää, että valtaosa informaatiosta on käytettävissä paikallisesti offline-käyttöä varten, ja verkkoyhteyttä vaadittaisiin lisäsisällön käyttöön ja päivityksiin

Käyttäjähallinta

Useimmissa käyttötapauksissa sisältö on tarkoitettu vain organisaation sisäiseen käyttöön, eikä sen ulkopuolisesta käytöstä tarvitse murehtia. Toisinaan kuitenkin tarvitaan laajempia käyttömahdollisuuksia, mikä edellyttää käyttäjähallintaa.

Ensimmäisenä on määriteltävä informaation kohderyhmä sekä käyttöoikeuksien hallinnasta vastaava henkilö. Tämän jälkeen prosessi on melko suoraviivainen: pääsy sisältöön voidaan avata linkittämällä tarvittava dokumentaatio organisaation Active Directory -hakemistopalveluun. Etteplan HowTo voidaan liittää myös useisiin muihin käyttäjähallintaratkaisuihin.