Riskienhallinta

Sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet

Etteplan Oyj:n sisäistä valvontaa ohjaavat osakeyhtiölaki ja arvopaperimarkkinalaki ja muut yhtiön toimintaa säätelevät lait ja säännökset, Nasdaq Helsinki Oy:n antamat säännöt ja ohjeistukset sekä Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodi. Ulkoinen valvonta kuuluu yhtiön tilintarkastajille ja viranomaisille.

Etteplanin sisäinen valvonta kattaa yhtiön taloudellisen raportoinnin ja muun toiminnan valvonnan. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on varmistaa yhtiölle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen sekä yhtiön resurssien taloudellinen ja tarkoituksenmukainen käyttö. Sisäisellä valvonnalla pyritään lisäksi varmistamaan muun muassa taloudellisen ja muun tiedon luotettavuus ja oikeellisuus, ulkoisten säännösten ja sisäisten ohjeiden ja menettelytapojen noudattaminen sekä toiminnan ja tiedon riittävä turvaaminen. Sisäisellä valvonnalla varmistetaan myös toimintaa tukevat, tarkoituksenmukaiset ja asianmukaisesti järjestetyt tietotekniset ja manuaaliset järjestelmät.

Sisäistä valvontaa toteuttavat Etteplanilla hallitus, johto ja koko yhtiön henkilökunta. Valvonta jaetaan kolmeen osaan: 1) ennalta ehkäisevä valvonta, 2) päivittäinen valvonta ja 3) jälkikäteisvalvonta. Ennalta ehkäisevää valvontaa on yhtiön arvojen ja yleisten toimintaperiaatteiden määrittäminen. Päivittäiseen valvontaan kuuluvat toiminnan ohjaus ja seuranta toimintajärjestelmineen. Jälkikäteisvalvonta puolestaan käsittää johdon arvioinnit ja tarkistukset, vertailut ja todentamiset, joilla varmistetaan tavoitteiden saavuttaminen ja valvotaan sovittujen toimintaperiaatteiden noudattamista.

Riskienhallinnan järjestäminen

Riskienhallinta on oleellinen osa Etteplan-konsernin liiketoiminnan ohjausta ja sisäisen valvonnan käytäntöjä. Riskienhallinnan tehtävänä on ennakoida tulevia riskejä, varmistaa tavoitteiden saavuttaminen ja turvata toimintaa muuttuvissa olosuhteissa. Tavoitteena on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista, tuotettu informaatio on luotettavaa, ja säännöksiä sekä toimintaperiaatteita noudatetaan.

Etteplanin riskienhallinnan keskeisiin toimenpiteisiin kuuluvat riskien kattava tunnistaminen,  ennakoivat toimenpiteet, toiminnan turvaaminen, liiketoiminnalle haitallisten vaikutusten rajaaminen sekä mahdollisuuksien hyödyntäminen. Yhtiön riskienhallinta muodostuu koordinoiduista toimintatavoista, joilla tunnistetaan, arvioidaan, käsitellään ja hallitaan konsernin merkittävimpiä riskialueita järjestelmällisesti ja ennakoivasti.

Etteplanin riskienhallintatyötä johtaa konsernin toimitusjohtaja yhdessä riskienhallinnasta vastaavan johtoryhmän jäsenen kanssa. Konsernin johtoryhmä seuraa liiketoimintayksiköiden merkittäviä riskejä ja valvoo konsernin riskienhallintajärjestelmän ja -käytäntöjen kehittämistä.

Pääasiallinen vastuu riskienhallinnasta on liiketoiminnasta vastaavilla johtajilla. Johtajat vastaavat oman liiketoiminta-alueensa riskienhallinnasta noudattaen konsernin ohjeita.

Liiketoiminnan johtajat raportoivat konsernin johtoryhmälle merkittävistä riskeistä osana kuukausiraportointiaan. Konsernin taloushallinto seuraa ja arvioi liiketoiminta- ja rahoitusriskejä sekä suojautuu niiltä yhteistyössä hallituksen, johtoryhmän ja operatiivisen johdon kanssa.

Hallitus valvoo riskienhallintaa ja hyväksyy yhtiön riskienhallintaperiaatteet. Hallitukselle ja sen tarkastusvaliokunnalle raportoidaan riskienhallinnan toimenpiteistä ja suurimmista konsernia koskevista riskeistä.

Riskit ja riskienhallinta on kuvattu yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com sekä tämän raportin yhteydessä. Rahoitusriskejä koskevat selvitykset esitetään tarkemmin konsernitilinpäätöksen liitetiedoissa osana Talouskatsausta 2022.

Sisäinen tarkastus

Etteplan-konsernilla ei ole erillistä sisäistä tarkastusta. Hallitus voi palkata ulkopuolisia neuvonantajia suorittamaan valvontaympäristöön tai yhtiön toimintoihin liittyviä arviointeja.

Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteittäinen kuvaus

Etteplan laatii konsernitilinpäätöksen ja osa- ja puolivuosikatsaukset EU:n hyväksymän kansainvälisen tilinpäätöskäytännön (IFRS), arvopaperimarkkinalain sekä soveltuvin osin Finanssivalvonnan standardien ja Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjen mukaisesti. Etteplanin hallituksen toimintakertomus ja emoyhtiön tilinpäätös laaditaan Suomen kirjanpitolain sekä kirjanpitolautakunnan lausuntojen ja yleisohjeiden mukaisesti.

Etteplan-konserni noudattaa konsernitason kirjanpitoperiaatteita ja -ohjeita, joita sovelletaan kaikkiin konserniyhtiöihin ja joiden mukaan konsernin taloudelliset raportit laaditaan. Yhdessä raportointikalenterin ja aikataulujen kanssa kirjanpitoperiaatteet ja -ohjeet muodostavat perustan oikea-aikaiselle ja täsmälliselle konsernitason raportoinnille. Kaikilta olennaisilta osiltaan Etteplanin toiminnot sijaitsevat Suomessa, Ruotsissa, Kiinassa, Alankomaissa, Puolassa, Saksassa, Tanskassa ja USA:ssa. Kaikissa maissa on paikalliset kirjanpitoon ja taloudelliseen raportointiin liittyvät organisaatiot, jotkakäyttävät keskitettyä toiminnanohjausjärjestelmää, josta tiedot raportoidaan konsernille. Seuraavassa osiossa kuvatut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmät ja käytännöt on suunniteltu varmistamaan, että yhtiön julkistamat taloudelliset raportit antavat olennaisesti oikeat tiedot yhtiön taloudesta.

Etteplanilla on käytössä konserniraportointijärjestelmä, johon tytäryhtiöt raportoivat lukunsa keskitetystä toiminnanohjausjärjestelmästä tai kirjanpitojärjestelmistään. Raportoitujen lukujen oikeellisuutta valvoo konsernin taloushallinto sekä toimintamaiden ja palvelualueiden talousorganisaatiot. Konsernin keskitetty taloushallinto laatii konsernitilinpäätöksen sekä julkistettavat taloudelliset raportit.

Sisäisen valvonnan alainen taloudellinen raportointi

Sisäisen valvonnan asianmukainen järjestäminen ja valvonta ovat konsernin sisällä toimivan paikallisjohdon vastuulla. Etteplanin hallitus on hyväksynyt sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet, jotka on laadittu listayhtiöiden hallinnointikoodin suosituksen 24 mukaisesti. Toimintaperiaatteet sisältävät riskienhallintaprosessin, riskien yhteenvedon, taloudellisen raportoinnin valvonnan tavoitteiden ja yhteisten valvontapisteiden sekä Etteplanin sisäisen valvonnan toimeenpanon ja seurannan vastuiden pääpiirteet.

Taloudellisen raportointiprosessin sisäiset valvontatoimet maa- ja konsernitasolla katselmoidaan ja päivitetään vuosittain. Etteplanin taloushallinto on analysoinut prosessiriskit ja määritellyt ulkoista taloudellista raportointiprosessia koskevat valvontatavoitteet. Prosessin olemassa olevat valvontapisteet on dokumentoitu. Nämä valvontapisteet sisältävät mm. tärkeimpien kirjanpitotehtävien täsmäytykset, valtuutukset, analyysit ja eriyttämisen. Työtä on johtanut konsernin talousjohtaja.

Vuosiaikataulunsa mukaan konsernin johtoryhmä pitää kuukausikokouksia, joissa analysoidaan myös yhtiön taloudellista suorituskykyä ja taloudellista raportointia. Ennen näitä kokouksia taloudelliset raportit on analysoitu liiketoimintaryhmätasolla epätarkkuuksien ja virheiden havaitsemiseksi. Konsernitason taloudelliset raportit toimitetaan Etteplanin hallitukselle ja sen tarkastusvaliokunnalle kuukausittain. Lisäksi tarkastusvaliokunta käsittelee ja hallitus käsittelee ja hyväksyy osa- ja puolivuosikatsaukset sekä vuosittaisen tulosraportin ja tilinpäätöksen.

Etteplanilla ei ole erillistä sisäistä tarkastusta. Tarkastusvaliokunta ja/tai hallitus voi palkata ulkopuolisia neuvonantajia suorittamaan valvontaympäristöön tai yhtiön toimintoihin liittyviä arviointeja.