Het belang van ijzersterk informatiemanagement

Zelfs deskundigen komen soms in situaties waarin zij de juiste oplossing voor problemen niet kunnen vinden. Technische informatie is weliswaar beschikbaar, zoals complete handleidingen, installatie- of montagegidsen en onderhoudsinstructies, maar deze informatie biedt vaak niet de hulp die nodig is. De oplossing? Informatiemanagement. En wel in de vorm van Etteplan HowTo.

Fabrikanten van machines en apparatuur investeren veel geld in het opstellen van technische informatie over hun producten. Maar wat is de waarde van die investeringen als de juiste informatie niet beschikbaar is wanneer u het nodig heeft? Of als de informatie niet (snel genoeg) de juiste antwoorden biedt? De productie-industrie kan zich geen onnodige missers op het gebied van productiviteit veroorloven.

Een artikel dat u misschien interesseert

Welkom in het tijdperk van slimme digitale handleidingen

Daarnaast dienen fabrikanten de veiligheid van hun producten altijd te garanderen. Handleidingen spelen een cruciale rol. Informatie dient voor iedere potentiële gebruiker beschikbaar en begrijpelijk te zijn. Ongeacht taalbarrières en kennisniveaus. Eén fout in het onderhoud kan ernstige gevolgen hebben. Denk aan verlies van levens en eigendommen of een milieuschandaal. Een ander aspect is hoe documentatie de veiligheid van het gebruik van de producten en het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden moet garanderen.

Sla technische informatie digitaal op

In het huidige decennium is het van belang dat we het opstellen, aanleveren, bijhouden en gebruiken van technische informatie opnieuw vormgeven. Digitaal gaan, dat is het antwoord! Om dat te realiseren is het nodig dat taak specifieke informatie altijd en op elk moment beschikbaar is.

Etteplan HowTo biedt het totaalplaatje. De grootste voordelen van deze vorm van informatiemanagement? Een razendsnelle toegang tot de juiste informatie voor eindgebruikers, verhoging van de productiviteit bij bediening en onderhoud én een revolutie in het opstellen en beheren van informatie.

Wanneer u de video niet kunt zien, accepteer dan hier marketingcookies.

Eigenschappen en belangrijke voordelen

Next level informatiemanagement

Het cloud-gebaseerde platform waarop alles is opgeslagen, verwerkt gegevens in nagenoeg elk format. Alles wat via het web werkt, is direct bruikbaar. In een ideale situatie bestaat alles uit XML-bestanden. Dit omdat u op die manier gebruikersgerichte en contextgevoelige handleidingen eenvoudig en snel gegenereerd. Etteplan HowTo is echter niet afhankelijk van een bepaald format. U hoeft dus niet alle documentatie om te zetten naar één format.

Soms moeten bestanden worden geconverteerd en geoptimaliseerd. Dit zodat de inhoud responsief is en met elke browser op elke telefoon of computer kan worden bekeken. Echter, zijn sommige bestanden alleen met specifieke software te bekijken. Denk aan technische tekeningen die met CAD-software opgeslagen zijn. In dit geval zijn gebruikers in de gelegenheid de documentatie los downloaden.

Modules en metadata in het informatiemanagement systeem

In Etteplans HowTo wordt alle informatie opgeslagen in modules en aangevuld en met metadata. Waarom is dit zo belangrijk? Bij de meeste bestaande technische informatie ontbreken deze eigenschappen. Zonder modules en metadata is het onmogelijk om gebruikers op verzoek taak specifieke antwoorden te verschaffen.

Etteplan heeft jarenlange ervaring in informatiemanagement, betrouwbare processen en het samenstellen van goed gestructureerde technische documenten. Het principe bestaat uit het opsplitsen van de inhoud in modules. Dit zijn kleine stukjes informatie die één enkele, specifieke vraag van een gebruiker beantwoorden. Alle modules worden samengevoegd tot een "boek" maar dan zonder een vooraf vastgestelde leesvolgorde. Modules bieden gebruikers de vrijheid om de handleiding niet-lineair te gebruiken. Alle informatie in Etteplan HowTo dient daarom uit kleine modules te bestaan.

Het klaarstomen van de technische informatie

Zoals we al vertelden wordt elke module aangevuld met metadata. Denk aan tags, trefwoorden en een index. Dit is cruciaal voor de zoekmogelijkheden en om van "domme" informatie ‘’slimme’’ informatie te maken. Hoe uitgebreider de metadata, des te beter de content de gebruiker in praktijksituaties helpt. Met behulp van metadata wordt de context van de gebruiker bepaald.

Het is mogelijk om de metadata direct aan de modulebestanden toe te voegen. Deze kan ook uit een afzonderlijke database bestaan. In dat geval dient elk bestand links te bevatten om het doorzoeken van de database mogelijk te maken. Meestal werkt metadata het gemakkelijkst met XML, maar ook andere data zijn relatief eenvoudig ‘slim’ te maken. In plaats van metadata handmatig te creëren, zijn kunstmatige intelligentie-tools nuttig bij het automatisch genereren van metadata.

Verderop in het proces, als de inhoud goed gestructureerd en gemodulariseerd is en er voldoende metadata is toegevoegd, wordt het een geheel geautomatiseerd proces. Elk stukje content dat op het platform is geplaatst is nu klaar voor gebruik op verschillende distributiekanalen en applicaties.

API's, applicaties en integraties

Binnen Etteplan HowTo zijn de API’s een kernfunctionaliteit. Deze API’s vormen een brug tussen meerdere front- en backendsystemen. Etteplan HowTo dient onder andere als gegevensopslagplaats. Het systeem is eenvoudig te integreren en voor meerdere doeleinden toe te passen. Iedere gebruikersgroep is in de gelegenheid om te werken met een eigen, aangepaste applicatie. Dat noemen wij nou excellent informatiemanagement.

Gestandaardiseerde API's maken integraties mogelijk in een breed scala aan externe gegevensbronnen en applicaties zoals:

• CMMS (Computerized Maintenance Management Systems)
• Boekingssystemen
• ERP (Enterprise Resource Planning) software
• Product Data Management (PDM) omgevingen
• SCADA-systemen
• MMS (Manufacturing Management Systems)
• MES (Manufacturing Execution Systems)
• BIM (Building Information Modelling) systemen

Etteplan HowTo is eenvoudig te gebruiken via online applicaties en via content die er als een webpagina uitziet en zo ook werkt. Niet voldoende? Dan bouwt u met behulp van de API eenvoudig een nieuwe applicatie die past bij uw toepassing.

Distributie via meerdere kanalen en geïntegreerde content

Etteplan HowTo maakt de distributie van technische informatie via meerdere kanalen mogelijk. Gebruikers bekijken eenvoudig de browser-gebaseerde content via het systeem op alle computers, telefoons en tablets. Daarnaast is het mogelijk om informatie naar VR- of AR brillen te streamen. 

Er is meer. Het is namelijk mogelijk om ‘on-demand’ handleidingen direct in de gebruikersinterface van apparatuur of het dashboard van een willekeurige machine te integreren. Ideaal voor mensen die als operator van een machine in een fabriek werken. Zij zien in geval van een probleem niet alleen de alarmen en mededelingen, maar krijgen ook direct instructies voor het oplossen van het probleem.

In bepaalde gevallen is het nodig dat de informatie lokaal voor offline gebruik is opgeslagen. Aanvullende content en updates vereisen verbinding met het internet.

Gebruikersbeheer en informatiemanagement

In de meeste gevallen is het niet nodig voor organisaties om externen toegang tot hun content te verlenen. Doorgaans is dit uitsluitend voor intern gebruik bedoeld. Toch zijn er gevallen waarin het wel nodig is. Dit is het moment dat informatiemanagement hand in hand gaat met gebruikersbeheer. 

Het uitgangspunt van een gebruikersbeheersysteem is dat er een doelgroep voor de informatie wordt vastgesteld. Vervolgens wordt één persoon verantwoordelijk gesteld voor het verlenen van toegang. Zodra die twee zaken geregeld zijn wordt het proces relatief eenvoudig.

Toegang is te verkrijgen via de door de betreffende documentatie aan de actieve map van de organisatie te koppelen. Etteplan HowTo is overigens ook met verschillende andere vormen van gebruikersbeheer te verbinden.