En ny digital era av teknisk information

Professionella användare står ofta inför situationer där de inte kan hitta rätt svar på sina problem. Detta trots att teknisk information finns tillgänglig i kompletta manualer och guider för installation, montering eller underhåll. Den här informationen är dock inte till hjälp i den grad den borde eller skulle kunna göra.

Tillverkare av maskiner och utrustning lägger mycket pengar på att ta fram teknisk information om sina produkter. Men vad är vitsen med att lägga pengar på innehåll som ändå inte är tillgängligt när det behövs, eller som inte ger tillräckligt bra svar och inte fort nog? Tillverkningsindustrin har inte råd med onödiga produktivitetsstörningar.

En story du kanske gillar

En ny era med smarta digitala manualer

Dessutom måste tillverkarna säkerställa att deras produkter är säkra och här spelar manualerna en viktig roll. Innehållet måste vara tillgängligt och begripligt för alla potentiella användare, oavsett språk och kompetensnivå. Ett underhållsfel kan leda till allvarliga konsekvenser, såsom förlorade liv och förlorad egendom, eller en miljöskandal. Dokumentationen måste också kunna garantera säkerhet vid användning och underhållsarbete.

På 2020-talet är vi tvungna att tänka nytt kring hur teknisk information ska skapas, levereras, underhålls och konsumeras. Vi måste bli digitala och kunna erbjuda omedelbar information i alla distributionskanaler oavsett var den behövs.

Därför har vi skapat Etteplan HowTo, en nyckelfärdig tjänst som ger slutanvändare snabbare tillgång till rätt information och som effektiviserar drift och service samtidigt som den revolutionerar hur information skapas och hanteras.

Om du inte kan se videon, acceptera marknadsföringscookies här.

Funktioner och fördelar

Obegränsade dataformat och innehållstyper

Den molnbaserade plattformen där allt lagras kan hantera data i praktiskt taget vilket format som helst som används regelbundet i produktionen av teknisk information. Allt som fungerar på webben kan användas direkt. Helst ska det endast vara XML-format eftersom det då är enkelt och smidigt att ta fram manualer som är användar- och innehållscentrerade. Etteplan HowTo är dock inte beroende av något särskilt format.

Ibland behöver filerna konverteras och optimeras för att innehållet ska vara ”följsamt” och kunna visas i alla webbläsare, telefoner och datorer. Vissa filer kräver dock särskild programvara för att kunna visas, såsom tekniska ritningar sparade i CAD-verktyg som ofta används inom teknisk konstruktion. Användarna kan ladda ned dessa vid behov.

Vikten av moduler och metadata

I Etteplan HowTo har all information delats upp i moduler och kryddats med metadata. Varför är detta så viktigt? De flesta befintliga tekniska data saknar dessa egenskaper. Utan moduler och metadata är det omöjligt att ge användarna specifika och behovsanpassade svar.

Etteplan har lång erfarenhet och gedigna processer för att ta fram strukturerade tekniska dokument såsom produktmanualer. Principen är att dela upp innehållet i moduler, dvs. små informationsbitar som besvarar specifika frågor från användaren. Alla moduler samlas i en ”bok” som inte kräver någon särskild läsföljd. Med moduler kan användare använda manualen på ett icke-linjärt sätt. På samma sätt måste informationen i Etteplan HowTo bestå av små moduler.

Varje modul är försedd med metadata, dvs. taggar och nyckelord samt indexering. Det är viktigt att skapa sökbarhet och göra ”dum” information intelligent. Ju kraftfullare metadata, desto bättre kan innehållet hjälpa användare i konkreta situationer. Metadata är det som gör det möjligt att identifiera användarens kontext.

Metadata kan läggas till direkt i modulfilerna. Den kan också finnas i en separat databas men då måste alla filer innehålla länkar som gör det möjligt att söka i databasen. Metadata är oftast enklast i XML men även andra data kan göras smarta. Istället för att skapa metadata manuellt kan AI-verktyg användas för automatisk generering av metadata.

Om innehållet är väl strukturerat och organiserat i moduler med tillräckliga metadata blir hela processen automatiserad. Varje del av innehållet på plattformen kommer att kunna användas i olika distributionskanaler och applikationer.

API:er, applikationer och integrationer

API:er är centrala i Etteplan HowTo. Tack vare API:er kan HowTo fungera som en länk mellan flera backend- och frontend-system. HowTo kan beskrivas som ett datalager som går att integrera i andra system, och samma datalager kan användas för flera ändamål. I princip kan varje slutanvändargrupp ha en egen applikation som är skräddarsydd för just deras behov.

Standardiserade API:er möjliggör integrering i många olika externa datakällor och applikationer såsom datoriserade underhållshanteringssystem (CMMS), supportsystem, programvara för resursplanering (ERP), produktdatahantering (PDM), SCADA-system, tillverkningshanteringssystem (MMS) eller system för tillverkningsutförande (MES). BIM (byggnadsinformationsmodellering)

På frontend-sidan är det enklast att använda Etteplan HowTo med online-applikationer och innehåll som ser ut och fungerar som webbsidor. Om detta inte är tillräckligt bra kan i stort sett vilken applikation som helst byggas med hjälp av API:er.

Distribution i flera kanaler och inbäddat innehåll

Etteplan HowTo möjliggör distribution av teknisk information i flera kanaler. Användarna kan visa webbläsarbaserat HowTo-innehåll på alla datorer, telefoner och surfplattor. Det går även att strömma information till applikationer som är gjorda för VR- eller AR-glasögon.

Att bädda in manualer som är direkt tillgängliga i användargränssnittet för utrustning och maskiner, eller på olika enheters instrumentbräda är också en spännande möjlighet.

Ta till exempel någon som arbetar som maskinoperatörer i en fabrik. De skulle inte bara se larm och meddelanden när ett problem uppstår utan skulle också få direkta instruktioner om hur problemet ska lösas. I vissa fall måste merparten av informationen sparas lokalt för användning offline medan ytterligare innehåll och uppdateringar kräver internetuppkoppling.

Användarhantering

Vid användning i företagsmiljöer måste inte innehållet vara tillgängligt externt utan är som regel avsett för internt bruk. Ibland behövs dock utökad åtkomst vilket förutsätter att man har ett användarhanteringssystem.

Utgångspunkten är att definiera målgruppen för informationen och vem som är ansvarig för att ge åtkomst. Därefter är processen relativt enkel: åtkomst kan tilldelas genom att länka den aktuella dokumentationen till företagets aktiva katalog. Etteplan HowTo kan även anslutas till olika former av användarhanteringssystem.