Eine neue digitale Ära der technischen Information

Fachleute sind immer wieder mit Situationen konfrontiert, in denen sie nicht die richtigen Antworten auf Probleme finden können. Ja, es gibt technische Informationen, wie z. B. vollständige Handbücher, Installations- oder Montageanleitungen, Wartungsanweisungen usw. Jedoch sind diese Informationen nicht so  hilfreich, wie sie sollten oder könnten.

Hersteller von Maschinen und Anlagen investieren viel Geld, um technische Informationen über ihre Produkte zu erstellen. Aber was ist diese Investition wert, wenn deren Inhalte nicht dann verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden, oder wenn sie die gesuchten Antworten nicht richtig und schnell genug liefern? Die Fertigungsindustrie kann sich unnötige Produktivitätsausfälle nicht leisten.

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Treten Sie in die Ära der intelligenten digitalen Handbücher ein

Ebenso müssen Hersteller die Sicherheit ihrer Produkte gewährleisten, und dabei spielen Handbücher eine entscheidende Rolle. Der Inhalt muss für jeden möglichen Benutzer verfügbar und verständlich sein, ungeachtet möglicher Sprachbarrieren und des Kenntnisstandes. Ein Wartungsfehler kann schwerwiegende Konsequenzen haben, dazu gehört der Verlust von Menschenleben und Eigentum oder ein Umweltskandal. Ein weiterer Aspekt ist, wie kann die Dokumentation die Sicherheit bei der Verwendung der Produkte und die Durchführung von Wartungsaufgaben gewährleisten?

Wir müssen uns in diesen 2020er Jahren neu vorstellen, wie technische Informationen erstellt, geliefert, gepflegt und genutzt werden. Wir müssen digital werden. Wir müssen aufgabenspezifische On-Demand-Informationen auf jedem Vertriebskanal bereitstellen, wo immer sie benötigt werden und sofort.

Aus diesem Grund haben wir mit Etteplan HowTo einen schlüsselfertigen Service geschaffen, der den Zugriff auf die richtigen Informationen für Endanwender beschleunigt, die Produktivität in Betrieb und Service steigert und die Erstellung und Verwaltung von Informationen revolutioniert.

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Etteplan HowTo Hauptmerkmale und Vorteile

Unbegrenzte Datenformate und Inhaltstypen

Eine Cloud-basierte Plattform, auf der alles gespeichert ist, kann Daten in praktisch jedem Format bereitstellen, die regelmäßig bei der Erstellung technischer Informationen verwendet werden. Alles, was über das Web funktioniert, ist sofort abrufbar. Im Idealfall besteht alles nur aus XML-Dateien, denn dann ist es einfach und schnell, Anleitungen zu erstellen, die benutzerorientiert und kontextbezogen sind. Etteplan HowTo ist jedoch nicht auf ein bestimmtes Format angewiesen.

Manchmal müssen Dateien konvertiert und optimiert werden, damit der Inhalt reaktionsschnell ist und mit jedem Browser auf jedem Telefon oder Computer angezeigt werden kann. Einige ausgewählte Dateien können aber auch übrig bleiben, die eine spezielle Software zur Anzeige benötigen, beispielsweise technische Zeichnungen, die von einer CAD-Software gespeichert wurden, die typischerweise in der technischen Konstruktion verwendet wird. Benutzer können diese bei Bedarf herunterladen.

Die Bedeutung von Modulen und Metadaten

In Etteplan HowTo sind alle Informationen idealerweise modularisiert und mit Metadaten versehen. Warum ist das von großer Bedeutung? Den meisten bestehenden technischen Informationsdaten fehlen diese Eigenschaften. Ohne Module und Metadaten ist es unmöglich, dem Anwender die notwendigen bedarfs- und aufgabenspezifischen Antworten zu geben.

Etteplan besitzt eine große Erfahrung und bietet einen soliden Prozess, um strukturierte technische Dokumente wie Produkthandbücher zu erstellen. Das Grundprinzip besteht darin, den Inhalt in Module aufzuteilen, kleine Informationshappen, die eine einzelne spezifische Frage beantworten, die ein Benutzer möglicherweise hat. Alle Module werden zu einem "Buch" zusammengefügt, jedoch ohne eine vorgegebene Lesereihenfolge. Die Module geben dem Benutzer die Freiheit, das Handbuch in einer nicht-linearen Weise zu verwenden. Daher müssen die Informationen in Etteplan HowTo aus ähnlichen kleinen Modulen bestehen.

Zusätzlich wird jedes Modul durch Metadaten, also sogenannten Tags und Schlüsselwörtern und mit einem Index versehen. Das ist notwendig, um eine Suchfunktion herzustellen und "dumme" Informationen intelligent zu machen. Je gehaltvoller die Metadaten sind, desto besser kann der Inhalt einem Benutzer in realen Situationen helfen. Metadaten machen es möglich, den Kontext des Benutzers zu erkennen.

Metadaten können direkt Moduldateien zugefügt werden. Sie können auch in einer separaten Datenbank liegen, aber dann muss jede Datei Links enthalten, die eine Suche in der Datenbank ermöglichen. Meistens sind Metadaten in XML am einfachsten, aber auch andere Daten können intelligent gemacht werden. Anstatt Metadaten manuell zu erstellen, sind Tools mit künstlicher Intelligenz nützlich, um Metadaten automatisch zu generieren.

Wenn Inhalte gut strukturiert und modularisiert sind und über ausreichende Metadaten verfügen, dann wird zukünftig alles zu einem automatisierten Prozess. Jedes Stück Inhalt, das sich auf der Plattform befindet, wird auf verschiedenen Vertriebskanälen und Anwendungen nutzbar.

APIs, Anwendungen und Integrationen

APIs sind eine Basisfunktionalität in Etteplan HowTo. Dank der APIs kann HowTo als eine Brücke zwischen mehreren Backend- und Frontend-Systemen gesehen werden. HowTo kann als eine Daten-Basis bezeichnet werden, die in jedes andere System integriert werden kann, und dieselbe Basis kann für mehrere Zwecke verwendet werden. Im Prinzip könnte jede unterschiedliche Nutzergruppe eine für sie angepasste Anwendung haben.

Standardisierte APIs ermöglichen Integrationen zu einer Vielzahl externer Datenquellen und Anwendungen wie Computerized Maintenance Management Systems (CMMS), Ticketing-Systeme, Enterprise Resource Planning Software (ERP), Produktdaten-Management-Umgebungen (PDM), SCADA-Systeme, Manufacturing Management Systems (MMS) oder Manufacturing Execution Systems (MES). BIM (Building Information Modeling System)?

Der einfachste Weg auf Frontend-Seite, um Etteplan HowTo zu nutzen, sind Online-Anwendungen und Inhalte, die wie Webseiten aussehen und funktionieren. Ist das nicht ausreichend genug, kann mit der API praktisch jede Anwendung für jeden Anwendungsfall gebaut werden.

Multichannel-Verteilung und eingebettete Inhalte

Etteplan HowTo ermöglicht die Multichannel-Verteilung von technischen Informationen. Benutzer können sich browserbasierte HowTo-Inhalte auf allen Computern, Telefonen und Tablets anzeigen lassen. Es ist darüber hinaus auch möglich, Informationen in Anwendungen zu streamen, die für VR- oder AR-Brillen gemacht sind.

Eine weitere spannende Möglichkeit ist die Einbindung von On-Demand-Handbüchern direkt in die Benutzeroberfläche von Geräten und Maschinen oder auf dem Armaturenbrett eines beliebigen Geräts.

Denken Sie beispielsweise an Menschen, die Maschinen in einer Fabrik bedienen. Tritt dort ein Problem auf, sehen sie nicht nur die Alarme und Benachrichtigungen, sondern sie würden auch direkt Anweisungen erhalten, die das Problem lösen können. In bestimmten Fällen könnten dafür die meisten Informationen lokal für eine Offline-Nutzung gespeichert werden, aber um zusätzliche Inhalte und Updates zu bekommen, wäre eine Online-Verbindung nötig. 

Nutzerverwaltung

Die meisten geschäftlichen Anwendungsfälle in einem Unternehmen erfordern keinen externen Zugriff auf Inhalte, da diese in der Regel nur für den internen Gebrauch bestimmt sind. Manchmal ist jedoch ein erweiterter Zugriff erforderlich, und das erfordert dann ein Benutzerverwaltungssystem.

Der Ausgangspunkt dabei ist, die Zielgruppe der Informationen zu definieren und wer die Person ist, die den Zugriff gewährt. Danach wird der Prozess relativ einfach: Durch die Verknüpfung der betreffenden Dokumentation mit dem aktiven Verzeichnis der Organisation, kann der Zugriff gewährt werden. Etteplan HowTo kann auch an verschiedene andere Benutzerverwaltungen angebunden werden.