Nowa era cyfrowej informacji technicznej

Specjaliści często spotykają się z sytuacjami, w których nie mogą znaleźć właściwego rozwiązania pojawiającego się problemu. Informacje techniczne dostępne w postaci kompletnych podręczników, instrukcji instalacji lub montażu, instrukcji konserwacji, czyli szeroko pojętej dokumentacji technicznej, nie zawsze działają tak, jak zakładaliśmy. W kwestii firmowej dokumentacji technicznej istnieje bardzo wiele aspektów, które warto byłoby poprawić. Odpowiednie przygotowanie informacji niesie w sobie potencjał do całkowitej zmiany jakości prac montażowych.

Łatwe i szybkie zarządzanie dokumentacją techniczną

Producenci maszyn i innych urządzeń inwestują znaczne środki finansowe w celu wytworzenia informacji technicznych na temat własnych produktów w postaci kompletnej dokumentacji technicznej. Jaka jest jednak wartość takiej inwestycji, jeśli treść pozostaje niedostępna w chwili największego zapotrzebowania lub jeśli szybko nie dostarcza precyzyjnej odpowiedzi? Przemysł wytwórczy nie może sobie pozwolić na niepotrzebne przestoje w działaniu, dlatego szybki dostęp do informacji technicznej staje się kluczem do zachowania i poprawy efektywności działań biznesowych. Od razu widać, jak ważne jest nie tylko posiadanie informacji, ale zarządzanie dokumentacją techniczną. 

Przeczytaj interesujący artykuł

Wejdź w erę inteligentnych cyfrowych instrukcji obsługi

Producenci muszą także zagwarantować bezpieczeństwo swoich produktów. Również w tej kwestii instrukcje oraz dokumentacja techniczna odgrywają kluczową rolę. Treść musi być dostępna i zrozumiała dla każdego potencjalnego użytkownika, bez względu na bariery językowe i poziom wiedzy. Błąd w konserwacji sprzętu może przecież prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak utrata życia i mienia lub skażenie środowiska. Właściwa dokumentacja techniczna ma potencjał do zwiększenia bezpieczeństwa użytkowania produktów i wykonywania czynności konserwacyjnych.

Rozwój technologiczny sprawia, że musimy przedefiniować sposób, w jaki informacje techniczne są tworzone, dostarczane, utrzymywane i wykorzystywane. W kontekście zarządzania dokumentacją techniczną konieczne staje się przejście na technologię cyfrową. Podstawowym założeniem nowego systemu dostarczania informacji technicznej pozostaje natychmiastowy dostęp do wiedzy dla osób uprawnionych. Ważne jest zagwarantowanie specjalistom właściwej instrukcji dla każdego etapu montażowego, a także dokonanie tego w jak najkrótszym czasie.

Właśnie z tego powodu stworzyliśmy usługę Etteplan HowTo. Pod tą nazwą kryje się kompleksowy system, który przyspiesza dostęp do właściwych informacji dla użytkowników końcowych, zwiększa produktywność modelu biznesowego, poprawia proces obsługi klienta, a w przyszłości - zrewolucjonizuje rynek tworzenia i zarządzania informacjami.

If you can't see the video, please accept marketing cookies here.

Zarządzanie dokumentacją - funkcje i kluczowe korzyści z posiadania dokumentacji technicznej

Nieograniczone formaty danych i typy treści

Platforma oparta na chmurze umożliwia przechowywanie danych w każdym formacie, który jest regularnie używany do tworzenia informacji technicznych. Wszystko, co daje się zaimplementować do działania w całości online, zyskuje nasze zainteresowanie. Podczas tworzenia internetowej instrukcji obsługi, idealnym rozwiązaniem wydają się pliki XML. Format XML pozwala na szybkie wygenerowanie instrukcji, które są zorientowane na użytkownika i uwzględniają kontekst danej problematyki. Jednak Etteplan HowTo nie jest zależne od żadnego konkretnego formatu, dając użytkownikom dużą elastyczność wyboru.

Zdarzają się sytuacje, że pliki wymagają konwersji i optymalizacji, aby treść była responsywna i możliwa do wyświetlenia w dowolnej przeglądarce na telefonie, tablecie lub na komputerze. Ponadto niektóre pliki wymagają specjalnego oprogramowania instalowanego w ramach danej przeglądarki. Są to wszelkiego rodzaju rysunki techniczne zapisane przez oprogramowanie CAD (projektowanie wspomagane komputerowo). Użytkownicy mogą je w razie potrzeby pobrać ze strony producenta.

Znaczenie modułów i metadanych

W ramach usługi Etteplan HowTo wszystkie informacje są idealnie zmodularyzowane i uzupełnione o metadane. Dlaczego ma to ogromne znaczenie dla firm i ich klientów? Bo większość istniejących informacji technicznych nie dostarcza tych funkcji. Bez zastosowania modułów i metadanych udzielanie użytkownikom spersonalizowanej odpowiedzi na zapytanie, w dodatku idealnie dopasowanej do specyfiki wykonywanych zadań, staje się praktycznie nieosiągalne.

Etteplan posiada wieloletnie doświadczenie w tworzeniu strukturyzowanych dokumentów technicznych, takich jak instrukcje obsługi produktów. Wypracowana przez nas metodologia sugeruje podzielenie treści na moduły. To nic innego, jak małe fragmenty informacji, które odpowiadają na konkretne pytanie, jakie może zadać użytkownik. Wszystkie moduły zostały zebrane w „książkę”, jednak kolejność czytania pozostaje zupełna dowolna. Rozwiązanie modułowe daje użytkownikom swobodę korzystania z instrukcji w sposób nieliniowy. Podzielenie całości informacji na mniejsze części, pozwala specjalistom na bardziej efektywny dostęp i wyciąganie skutecznych wniosków.

Każdy moduł wzbogacamy o metadane, czyli tagi i słowa kluczowe. Najważniejsze jest zapewnienie możliwości łatwego wyszukiwania i uczynienie niepraktycznych informacji inteligentnymi. Im bogatsze metadane, tym większy potencjał treści wspomagających użytkowanika w rzeczywistych sytuacjach. Metadane umożliwiają identyfikację potrzeb i poznanie kontekstu użytkownika.

Metadane można dodawać bezpośrednio do plików modułu. Wysłanie ich do oddzielnej bazy danych także jest możliwe, lecz wówczas każdy plik musi zawierać łącza umożliwiające wyszukiwanie go w bazie danych. Przeważnie metadane najlepiej integrują się z plikami XML. Ręczne tworzenie metadanych stanowi obecnie relikt przeszłości. Narzędzia sztucznej inteligencji doskonale nadają się do automatycznego generowania metadanych.

Jeśli treść jest dobrze ustrukturyzowana i zmodularyzowana, zawierając adekwatne metadane, dostęp do informacji i zarządzanie dokumentacją staje się procesem zautomatyzowanym. Każdy element treści umieszczony na platformie cyfrowej umożliwia wykorzystanie go w ramach różnych kanałów dystrybucji i aplikacji.

API, aplikacje i integracje

Interfejsy programowania aplikacji (API) są podstawową funkcjonalnością w Etteplan HowTo. Dzięki interfejsom API, usługa HowTo może być postrzegana jako łącznik między wieloma systemami backendu i frontendu. HowTo można określić jako repozytorium danych, pozwalające na integrację z dowolnym systemem zewnętrznym. To samo repozytorium może być używane do wielu celów. Każda grupa użytkowników końcowych mogłaby mieć własną aplikację dostosowaną do swoich potrzeb.

Standaryzowane interfejsy API umożliwiają integrację z szeroką gamą zewnętrznych źródeł danych i aplikacji, takich jak systemy zarządzania konserwacją (CMMS), systemy biletowe, oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), środowiska zarządzania danymi produktu (PDM), systemy SCADA, systemy zarządzania produkcją (MMS), systemy realizacji produkcji (MES) czy BIM (system modelowania informacji o budynku).

Po stronie frontendu najprostszym sposobem wykorzystania Etteplan HowTo są aplikacje i treści online, które wyglądają i działają jak strony internetowe. Jeśli okażą się one niewystarczające, za pomocą interfejsu API można zbudować praktycznie każdą aplikację dla dowolnego zastosowania.

Dystrybucja wielokanałowa i treści osadzone

Etteplan HowTo umożliwia wielokanałową dystrybucję informacji technicznych. Użytkownicy mogą przeglądać treści HowTo oparte na przeglądarce na wszystkich komputerach, telefonach i tabletach. Mają również możliwość przesyłania informacji do aplikacji stworzonych dla okularów VR lub AR.

Doskonałym przykładem zastosowania opisywanych rozwiązań stają się operatorzy maszyn w fabryce. Umieszczanie instrukcji sprzętowych bezpośrednio w interfejsie użytkownika sprzętu i maszyn lub na desce rozdzielczej dowolnego urządzenia, świetnie sprawdza się w codziennej praktyce. Problemy techniczne ze sprzętem można by łatwo rozwiązać, dzięki informacji na panelu użytkownika, który natychmiast otrzymałby instrukcje dotyczące załagodzenia problemu. Wymagałoby to najczęściej przechowywania większości informacji na dysku lokalnym - do użytku w trybie offline. Połączenie z internetem byłoby konieczne jedynie podczas modernizacji zawartości instrukcji lub aktualizacji oprogramowania.

Zarządzanie użytkownikami

W zdecydowanej większości zastosowań biznesowych, firmy nie spotykają się z koniecznością uruchamiania zewnętrznego dostępu do swoich treści, ponieważ zwykle są one przeznaczone wyłącznie do użytku wewnętrznego. Czasami jednak rozszerzenie dostępu okazuje się niezbędne. Wówczas uwaga kierownictwa zwraca się w stronę systemu zarządzania dla użytkowników.

Punkt wyjścia stanowi określenie grupy docelowej dla informacji oraz osoby odpowiedzialnej za udzielanie dostępu. Następnie proces staje się stosunkowo prosty: dostęp można otworzyć, łącząc daną dokumentację z bazą danych organizacji. Etteplan HowTo można również połączyć z innymi systemami zarządzania.