Sisäpiirihallinto

Etteplan Oyj:n hallitus on hyväksynyt yhtiön sisäpiirisäännöt. Säännöt perustuvat Suomen arvopaperimarkkinalakiin sekä heinäkuussa 2016 voimaan tulleeseen markkinoiden väärinkäyttöasetukseen (EU N:o 596/2104, MAR) ja ovat Finanssivalvonnan standardien sekä Nasdaq Helsinki Oy:n ohjeiden mukaiset.

MARin voimaan tulon myötä Etteplan Oyj:llä ei enää ole julkista sisäpiiriluetteloa. Yhtiö ylläpitää luetteloa johtohenkilöistään ja julkaisee pörssitiedotteet johtohenkilöiden tekemistä sekä pörssille ja yhtiölle ilmoittamista liiketoimista MARin asettamien aikarajojen ja velvoitteiden mukaisesti. Tähän yhtiön ylläpitämään luetteloon johtohenkilöistä kuuluvat asemansa perusteella hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja ja johtoryhmän jäsenet.

Yhtiö ylläpitää lisäksi hallituksen päätöksen mukaisesti pysyvää yrityskohtaista sisäpiiriluetteloa, johon kuuluvat mm. merkittävät liiketoiminnan johtajat, taloushallinto sekä ne työ- tai muun sopimuksen perusteella yhtiölle työskentelevät henkilöt, jotka saavat sisäpiirintietoa.

Hankekohtainen sisäpiiriluettelo perustetaan yhtiön hallituksen, toimitusjohtajan tai johtoryhmän päätöksellä.

Yhtiön sisäpiiriohjeen mukaan sisäpiiriläisten tulee ajoittaa yhtiön arvopapereilla tehtävä kaupankäynti ajankohtiin, jolloin markkinoilla on mahdollisimman täydellinen tieto yhtiön osakkeen arvoon vaikuttavista asioista. Tämän vuoksi Etteplan Oyj:n sisäpiiriin kuuluvien henkilöiden kaupankäynti yhtiön arvopapereilla on aina kiellettyä 30 päivän ajan ennen osa- ja puolivuosikatsauksien sekä tilinpäätöstiedotteen julkistamista mukaan lukien julkistamispäivä (ns. suljettu ikkuna). Muina aikoina eli osa- ja puolivuosikatsauksien sekä tilinpäätöstiedotteen julkistamista seuraavasta päivästä lähtien on voimassa ns. avoin ikkuna, jonka aikana pysyvien sisäpiiriläisten kaupankäynti on sallittua. Tällöinkin edellytetään, että henkilöllä ei ole hallussaan sisäpiirintietoa.

Etteplan Oyj:n talousjohtaja vastaa edellä mainittujen luettelojen ylläpitämisestä. Hän on vastuussa sisäpiirisääntöjen noudattamisesta ja ilmoitusvelvollisuuksien täyttämisestä. Edellä mainittuja luetteloja ylläpitää yhtiön Espoon toimipaikka, joka päivittää sisäpiiriläisiä koskevat, luetteloihin merkittävät tiedot Euroclear Finland Oy:lle.

Väärinkäytöksistä ja rikkomuksista ilmoittaminen

Etteplan Oyj:llä on käytössä anonyymi Whistleblowing-palvelu, jota kautta sekä yhtiön työntekijät että ulkoiset sidosryhmät voivat ilmoittaa esimerkiksi mahdollisista eettisistä rikkomuksista, yhtiön sisäpiiriohjeen vastaisista toimista tai rahoitusmarkkinoita koskevien säännösten, kuten MARin tai arvopaperimarkkinalain, rikkomuksista. Ilmoituskanavan tavoitteena on edistää hyvän hallintotavan noudattamista yhtiön päivittäisessä toiminnassa sekä ehkäistä väärinkäytöksiä ja rikkomuksia.

Whistleblowing-työkalu on saatavilla Etteplanin internetsivuilla ja intranetissä. Ilmoitukset on mahdollista tehdä nimettömänä. Kaikki ilmoitukset käsitellään yhtiön henkilöstöjohtajan, talousjohtajan sekä Suomen toimintojen henkilöstöjohtajan toimesta, ja korjaaviin toimenpiteisiin ryhdytään tarvittaessa viipymättä. Ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti ja henkilötietolain vaatimuksia noudattaen niin ilmoittajan kuin epäillyn henkilön osalta.

Lähipiiritoimet

Etteplan ja sen hallitus seuraavat ja arvioivat yhtiön ja sen lähipiirin välisiä liiketoimia. Yhtiö on määritellyt periaatteet ja prosessit yhtiön lähipiirin ja sen kanssa tehtävien liiketoimien tunnistamiseksi ja liiketoimien luonteen ja ehtojen arvioimiseksi ja raportoimiseksi.

Lähipiiritoimien tunnistamiseksi yhtiön taloushallinto ylläpitää listaa yhtiön lähipiiriin kuuluvista tahoista. Listaan lähipiiristä kuuluvat henkilöt, joilla on konsernissa määräysvalta, yhteinen määräysvalta tai huomattava vaikutusvalta sekä konsernin johtoon kuuluvat avainhenkilöt. Johtoon kuuluvat avainhenkilöt ovat henkilöitä, joilla on konsernin toiminnan suunnittelua, johtamista ja valvontaa koskevat välittömät tai välilliset valtuudet ja vastuu, mukaan lukien konsernin hallituksen jäsenet (toimivaan johtoon kuuluvat ja muut). Edellä mainittujen henkilöiden puolisot ja huollettavat sekä heidän määräysvallassaan tai yhteisessä määräysvallassa olevat yhtiöt luetaan lähipiiriin. Yhtiön lähipiiriin kuuluu lisäksi lopullista määräysvaltaa käyttävä Ingman Group Oy Ab ja sen konserniyritykset.

Yhtiön hallituksen tarkastusvaliokunta seuraa yhtiön lähipiiritoimia yhtiön noudattaman raportointikäytännön mukaisesti. Yhtiön ja sen lähipiirin välillä tehdyt liiketoimet kuuluvat tyypillisesti yhtiön tavanomaiseen liiketoimintaan, ja ne toteutetaan konsernin normaalien, markkinaehtoisten hinnoitteluperusteiden ja hankintaehtojen mukaisesti. Liiketoimet, jotka eivät ole yhtiön tavanomaista liiketoimintaa tai joita ei toteuteta konsernin normaalien, markkinaehtoisten hinnoitteluperusteiden ja hankintaehtojen mukaisesti, edellyttävät hallituksen päätöstä. Hallituksen jäsenet eivät saa osallistua päätöksentekoon itseään tai lähipiiriään koskevassa lähipiiriliiketoimessa soveltuvan lainsäädännön ja muiden säännösten mukaisesti.

Vuonna 2022 Etteplanin palveluiden ostot ja myynnit muille lähipiiriin kuuluville yhtiöille liittyvät yhtiöiden väliseen hallinnolliseen yhteistyöhön.